- ایجادونظارت برسیستم پیگیری مکاتبات از طریق واحدهای مربوطه

- تهیه طرح وایجادونظارت بر برنامه مدیریت فرم شامل جمع اوری,طبقه بندی و ترکیب حذف ومتحدالشکل ساختن فرمهای موردعمل ونظارت

- تهیه طرح و ایجاد ونظارت براجرای برنامه مدیریت دستورالعملها شامل جمع اوری و شماره گذاری وطبقه بندی تنظیم ,نظارت برچاپ وتکثیر

- تهیه وتدوین ظوابط ومعیارهای تنظیم ونگارش دستورالعمل وتوصیه آن به واحدحای مربوطه

- اقدام ونظارت برتهیه وتکثیرمطالب اموزشی

-تعین ضوابط مشخص در مورد راکد کردن پرونده ها واوراق واسنادسازمان

-تعیین ضوابط مشخص درمورد طبقه بندی مکاتبات واسنادو پرونده ها ونظارت در اجرای آنها

1- این دستورالعمل به منظور ارائه وراهنمائی درتهیه جداول زمانی برای امحا اوراق زائد صادر گردیده .

برحسب تعریف مندرج درماده 2 نامه جداول زمانی جولهائی هستند که بر ئحسب مشخصات وردیف های اسناد راکد مواعد معینی برای امحا انها تعیین شده باشد . به عبارت دیگر درجدول زمانی عمر ردیف ه وسریهای مشخص اوراق و اسنادی که تهیه یا دریافت انها مداومت دارد تعیین می شود و میتوان به مجرد سپری شدن مهلت تعیین شده اسناد واوراق مزبور را بدون بررسی مجدد مورد امحا قرار داد

جدول زمانی بطور کلی شامل دو نوع است ...

به:

موضوع جدول زمانی عمومی شماره 1

دراجرای بند 5دستورالعمل شماره2 این شازمان پس از جمع اوری نظرات وزارتخانه ها وموسسات دولتی وانجام بررسیهای لازم جدول زمانی؛ 9ردیف از اوراق مشترکک و عمومی راکه تصویب شورای این سازمان رسیده است به شرح پیوست ابلاغ می گردد خاطر نشان می سازد مدت نگهداری تعیین شده حداقل زمانی است که برای نگهداری این اوراق درنظر گرفته شده است و درمواردی که ماهیت کارووظیفه یک سازمان ایجاب نماید این گونه ردیفها برای مدت بیشتری نگهداری شوند....

...سازمان ذیربط میتواند زمان طولانی تری برای نگهداری ردیف های مزبورپیش بینی ومورد عمل قرار دهد و مراتب با ذکر ذلایل مربوط به سازمان ذیربط خواهدبود . ترتیب امحا اوراق زائد مربوط به جداول زمانی عمومی از طریق فروش و واگذاری به کارخانه های کاغذ ومقوا سازی با رعایت تشریفات و مقررات مالی و با نظارت نماین

1: دفاتر اندکس (یاتفتیش) دبیرخانه : دراین گونه دفاتر نامه های وترده وبراساس شماره اصلی انها ثبت میشود و نشاندهنده شماره اندیکاتور وارده مربوطه می شود مدت نگهداری ده سال

2: دفاتر ارسال مراسلات یا کارت ها واسناد مشابه که صرفا جنبه اثبات تحویل مراسلات به تحویل گیرنده دارد

مدت نگهداری ده سال

3: دفاتر یا کارت های حضوروغیاب واسناد وبرگهای مشابه مدت نگهداری یکسال

4: پرونده گردان یا لیور دوکپی که شامل نسخه ای از نامه های صادره در روز می باشد مدت نگهداری یکسال